Byd borgeren velkommen og tjek, at det er den rette borger (navn og cpr. nr.), som du gør ved fysiske møder. Spørg borgeren om lyd- og billedkvalitet er ok.

Før du slutter samtalen, er det også en god idé at aftale næste skridt i behandlingen. Aftaler fra videokonsultationer dokumenteres i journalen på samme måde som ved fremmøde.

1. Tænk over, at videokonsultationen er ”privat”. Den skal foregå et sted, som er egnet til formålet. Undgå forstyrrelser og uvedkommende, der kan lytte med. Fortæl at du er alene i rummet, for det kan borgeren ikke se på skærmen. Spørg også ind til, om borgeren sidder et sted, hvor han/hun kan tale uforstyrret.
2. Når behandler og borger er logget ind på videokonferencen, så byd velkommen ved at præsentere dig selv, og spørg ind til, hvordan det er at mødes på skærmen lige nu.
3. Fortæl borgeren, hvor lang tid du forventer video-konsultationen tager, så du sikrer dig, at borgeren har afsat den nødvendige tid til samtalen.
4. Fortæl at borgeren altid har mulighed for at få om en pause undervejs. Spørg evt. undervejs, om personen har brug for en pause, et glas vand osv.
5. På video kan du ikke bruge de samme sanser som ved fysiske møder. Spørg derfor ind til situationer, som du normalt er vant til at observere dig frem til via borgerens fremtoning og observationer i borgerens hjem. Spørg fx borgere med KOL, hvor meget der skal til, før de bliver forpustede?
6. Det kan være sværere at læse borgerens signaler over video. Hold derfor øje med de non-verbale tegn og aflæs kropssproget: hvordan er borgerens blik – undvigende, glad, bekymret? Hvordan er kropsholdningen?
7. Vær opmærksom på, at billedkvalitet og visning af farver af hud, læber mm. kan variere afhængigt af forbindelsens og kameraets kvalitet samt lysindfaldet i borgerens rum. Det kan derfor være vanskeligt at vurdere om en borger er bleg, rødmosset eller andet.
8. Fortæl borgeren, at ”når vi har øjenkontakt sådan her, så kigger jeg ind i kameraet. Når du ser, jeg kigger ned, så er det ikke fordi jeg er ukoncentreret, men så kigger jeg på dig på skærmen.”
9. Tal langsomt og tydeligt, da videoforbindelsen kan give lidt forsinkelse i din tale. Indlæg små korte pauser. Så giver du borgeren, kollegaen eller den pårørende ”plads” til at stille afklarende spørgsmål. Variér gerne din tale, så du betoner væsentlige ord.
10. Er der flere deltagere i videosamtalen, er det vigtigt, at I ikke afbryder hinanden. Aftal spilleregler for kommunikationen – fx hvordan man får ordet.
11. Undgå pludselige bevægelser, da det giver ”billedstøj”. Sørg også for, at du har papirer eller udstyr ved hånden, før samtalen begynder, så du ikke behøver flytte dig mens samtalen foregår. Undgå desuden tøj med smalle striber, da det også giver flimmer på skærmen.
12. Hvis du gestikulerer med hænderne, for at understrege en pointe, så løft dem højere op, så de komme med på skærmen.
13. Hvis du skal demonstrere brug af udstyr, så sørg for at holde det indenfor kameraets vinkel (tjek hvad samtalepartneren får vist via det lille billede af dig selv - self view). Husk også at borgeren får billedet vist spejlvendt. Bed borgeren om at gentage instruktionen, så du sikrer dig, at forståelsen er på plads.
14. Forklar, hvad du gør undervejs. Hvis du har brug for at notere noget under samtalen, er det en god idé, at fortælle det. Ellers kan det virke som om du er ufokuseret eller i gang med noget helt andet.
15. Vær opmærksom på, at tastelyde fra dit tastatur også kan høres af din samtalepartner og kan virke forstyrrende.
16. Del gerne dit skærmbillede med din samtalepartner, og dokumentér imens borgeren følger med. Også når I fx aftaler nye øvelser, justerer medicin mm.
17. Spørg ved afslutning af videokonsultation, hvordan borgeren har oplevet at tale sammen over computeren, og hvordan de har oplevet kontakten. 

Generelt er det en god idé at prøve udstyret af sammen med en kollega, før du skal bruge det i en konsultation. Det bør du gøre, hver gang du benytter en ny type udstyr. Tjek at lyden er ok og brug self view til at tjekke kameravisningen.

1. Tjek om der er tilstrækkeligt med båndbredde på videoforbindelsen til, at du undgår hakker i samtalen, ekko eller dårlig billedkvalitet. Det virker nemlig forstyrrende på samtalen.
2. Test din lyd og dit kamera ved at lave et videotestopkald fra en smartphone/tablet eller en computer med Google Chrome eller Safari til MedComs testsystem på nedenstående link: 

   https://portal.vconf.dk/?url=testkald@rooms.rm.dk&pin=12345&start_dato=2020-01-01T08:00:00

3. Du kan justere på den indgående og udgående båndbredde under indstillinger i dit videoprogram. Det kan forbedre kvaliteten. Er din udgave engelsk, skal du klikke på settings og bandwith. 

4. Hvis samtalen foregår over det mobile netværk eller det trådløse net, deler brugerne kapaciteten på nettet. Derfor kan båndbredden variere afhængigt af belastningen af nettet. En fastnet forbindelse er derfor at foretrække (bredbånd/fiber) og brug trådet netværk frem for trådløst. Det vil sikre en mere stabil forbindelse.
5. Afslut alle andre programmer end videoprogrammet på din pc, før du starter videokonsultationen. Det vil sikre en højere kvalitet. 
6. Aftal på forhånd, hvem der skal ringe op igen, hvis videoforbindelsen ryger undervejs.
7. Hvis du bruger computer, er det en fordel at benytte et eksternt HD kamera beregnet til videosamtaler. Brug altid headset med mikrofon, for at sikre god lyd. Du kan opleve ekko i dit headset, hvis borgeren ikke bruger headset, og din stemme bliver fanget i borgerens mikrofon.
8. Tjek vinklen på kameraet, så hele dit ansigt kommer med og er centreret på skærmen. Sørg også for, at du ikke bliver filmet for meget nedefra (tjek via self view).
9. Hvis flere deltager i samtalen i samme lokale, skal du bruge en ekstern højttaler med indbygget rummikrofon, som er beregnet til formålet.
10. Sørg for, at der ikke ligger mobiltelefoner i nærheden af computeren, da det kan forstyrre videosignalet.
11. Tjek, at du bruger en sikker forbindelse, så du beskytter personfølsomme oplysninger. Datatilsynet tillader fx ikke Skype og Facetime til kommunikation med borgere.
12. Overvej et set-up med adgang til teknisk support for borgere i tilfælde af problemer med opsætning eller teknik.
13. Opret en sag i Service Desk i regionens it-afdeling, hvis du ønsker gode råd fx om valg af udstyr. Skriv videokonference i overskriften. Gå til Service Desk her. Læs også mere om det tekniske på www.videokonference.rm.dk 

1. Overvej at etablere deciderede video-rum, så samtalen kan foregå med respekt for privatlivets fred og så personfølsomme oplysninger beskyttes.
2. Undgå at sidde i storrums-kontorer uden afskærmning. Støj og trafik i baggrunden af kamerabilledet distraherer samtalen.
3. Brug af hovedtelefoner med mikrofon giver væsentligt bedre lydkvalitet og kan forhindre, at uvedkommende kan lytte med. Tænk også over, at der ikke er trafik ud og ind af rummet.
4. Sørg for, at der er god belysning i rummet, så billedet står skarpt. Vær opmærksom på, at direkte sollys påvirker kvaliteten. Test lysindfaldet i forskelligt vejr. Drej kamera/skærm væk fra direkte sollys eller træk gardiner for.
5. Tænk over rummets fremtoning. Hvis der rod eller mange personlige effekter, som kommer med i billedet, kan det virke distraherende og uprofessionelt.
6. Sæt ”optaget” skilt på døren til rummet, hvor videosamtalen foregår.
7. Sæt et skilt på væggen i baggrunden, der viser, hvilken organisation, du tilhører (fx Region Midtjyllands logo).