Implementering kan være en svær størrelse og lykkes langt fra altid. Vi ved det, for vi har selv været der. Men vi mener efterhånden at have en ret velafprøvet metode, og den vil vi gerne dele.

21.05.2024

Ingen søsætter et projekt med håb om at mislykkes – alligevel ser vi ofte, at ellers glimrende initiativer lever et alt for stille liv.

I denne artikelserie håber vi at kunne inspirere til, hvordan man kan arbejde med implementering af PRO-løsninger. Og hæng lige på - også selvom du ikke arbejder med PRO.
Flere elementer kan muligvis også inspirere til implementeringsarbejdet med andre projekter i sundhedsvæsenet.

I fem dele beskriver vi vores metode, der er baseret på mere end 10 års erfaring, og kommer med konkrete eksempler på, hvordan vi selv har stødt panden mod muren og måtte sadle om.

At implementere betyder at føre noget ud i livet. For os handler det om PRO-løsninger, og mere konkret handler det om at rykke noget på de afdelinger, der gerne vil bruge PRO.

Det kan fx være at omlægge faste kontroller til fleksible kontroller baseret på patientens behov, men det kan også være at anvende afdelingens læge- og sygeplejeressourcer mere effektivt.

I denne fase befinder vi os i den spæde start, hvor fundamentet for PRO-løsningen skal på plads. Det starter med, at vi bliver kontaktet af en afdeling, der har en formodning om, at PRO kan løse en eller flere udfordringer. Derfor er første skridt at undersøge, om PRO er det rette redskab og dernæst - om PRO-løsningen kan føres ud i livet.

Vores PRO-konsulent etablerer en arbejdsgruppe med relevante klinikere, sekretærer og ledelse og tager initiativ til en række afklaringsmøder. Derudover foretager PRO-konsulenten deltagerobservationer og patientinterviews i klinikken for at forstå den kliniske kontekst.

Vi kalder denne første fase i udviklings- og implementeringsprocessen for afklaringsfasen. Her skal vi sammen med arbejdsgruppen fastlægge formål, målgruppe, PRO-forløbet, identificere barrierer og til sidst kortlægge de forventede mål.

Så lad os springe ud i det, og se nærmere på, hvordan vi helt konkret griber det an.

Vi ser et klart formål som basen for en levedygtig PRO-løsning. Når vi definerer et formål, bliver det tydeligt, hvorfor afdelingen skal anvende PRO-data, og hvordan PRO kan hjælpe med at forbedre og optimere forløbet for patienter og/eller klinikere.

Sideløbende med afklaring af formålet, skal det besluttes, hvem målgruppen er. Er det alle patienter eller kun en udvalgt gruppe, og skal der være inklusions- og eksklusionskriterier?

Selvom vi stadig befinder os tidligt i implementeringsprocessen, har vi allerede her et 'make it or break it' øjeblik, der kan betyde, at formålet må gentænkes, eller at PRO-løsningen alligevel ikke kan udvikles.

I det følgende giver vores PRO-konsulent og implementeringsekspert Anke de Beijer et eksempel på én af de udfordringer, vi selv har mødt i denne fase.

- Vi mødtes i arbejdsgruppen for at drøfte målgruppen for PRO-løsningen, men det stod hurtigt klart, at kun en lille del af afdelingens patienter havde ens forløb. Nogle blev opereret, andre fik medicinsk behandling og nogle blev både opereret og fik medicinsk behandling.

Det betød, at der var for få patienter, der kunne inkluderes i den PRO-løsning, vi oprindeligt havde i tankerne.

Derfor måtte vi tilbage til tegnebrættet, og i dette tilfælde endte det med, at vi udviklede to PRO-løsninger med hver deres formål, der kunne anvendes hver deres sted i patientens forløb.  

Med formål og målgruppe på plads, er næste skridt er at beskrive PRO-forløbet. Her er det vigtigt at overveje, om PRO-data skal integreres i eller erstatte en eksisterende arbejdsgang.

En PRO-løsning tager udgangspunkt i eksisterende praksis, men medfører ofte ændringer af arbejdsgange. Det kan fx være opgaveglidning fra læge til sygeplejerske, eller at patienter, man normalt ser med faste intervaller, kun skal ses efter behov.

Vi starter derfor med at identificere hvornår og hvordan, PRO skal indgå i patientens forløb.

Her kan det være relevant at drøfte følgende spørgsmål:

• Hvordan fungerer den eksisterende arbejdsgang?
• Hvor passer PRO ind?
• Er der behov for at kombinere PRO-data med andre kliniske data fx blodprøver?
• Hvornår skal patienterne svare?
• Hvem skal håndtere indkomne PRO besvarelser?

Næste skridt er at identificere de mulige barrierer.
Her kan det være relevant at udføre en SWOT-analyse og overveje organisatoriske faktorer som personaleressourcer, ledelsesopbakning, logistiske udfordringer samt villighed til forandring og brug af ny teknologi.

Selvom vi her er godt inde i afklaringsfasen, må vi stadig være villige til at træde et skridt tilbage og evt. justere retningen.

- Hvis vi støder på større udfordringer som fx kommende omstruktureringer eller en flytning, vurderer vi, om udviklingen skal fortsætte eller genoptages på et senere tidspunkt.
I nogle tilfælde giver det mening at udvikle og implementere en PRO-løsning, når der alligevel skal rykkes ved de faste rammer og kendte rutiner.
Det kan fx være i forbindelse med en flytning, hvor en PRO-løsning kan understøtte en ny arbejdsgang, der alligevel skal indføres på den nye matrikel. Hvis PRO-løsningen derimod ændrer arbejdsgangene, vil vi ofte anbefale at vente, fortæller Anke de Beijer.

Det er også relevant at se på mulige barrierer blandt brugerne af PRO-løsningen.
For patienterne kan der fx være problemer med at udfylde spørgeskemaet på grund af fysisk eller kognitivt handicap, sproglige problemer, læsevanskeligheder eller manglende digitale kompetencer.
For klinikerne kan barrierene være relateret til ændringer i arbejdsgange, manglende tid og ressourcer samt manglende viden om, hvordan man fortolker PRO-data.

Som det sidste i afklaringsfasen definerer vi de forventede effekter, og hvordan de skal måles. Det gør vi for at sikre, at PRO-løsningen tilfører værdi.

Effekterne varierer afhængig af formålet. Er formålet fx at vurdere patienternes kontaktbehov, vil en forventet effekt være en nedgang i antallet af fysiske konsultationer. Målepunkter kan bl.a. være andelen af patienter, der bliver tilmeldt samt i hvor høj grad, klinikerne åbner patientens besvarelse.

Men effekterne kan også være af mere kvalitativ karakter. Internationale studier viser, at anvendelse af PRO i klinisk praksis har en positiv effekt på bl.a. patienttilfredshed og kommunikation. Bl.a. kan patientens spørgeskemasvar give et mere nøjagtigt billede af patienternes sygdomssituation og dermed skabe øget forståelse blandt klinikere. Derudover kan patientens svar medvirke til at prioritere og fokusere samtalen på de emner, patienten har rapporteret som værende vigtige.

Når vi har indkredset de forventede effekter, har vi styr på de overordnede rammer omkring PRO-løsningen. Herefter skal vi se på indholdet som spørgeskema og farvekode – mere om det i næste del af vores artikelserie.

Hvis du i mellemtiden vil høre mere om vores erfaringer med udvikling og implementering, er du velkommen til at tage fat på vores implementeringseksperter Liv Schougaard eller Anke de Beijer.