Hvis du ønsker at få videregivet journaloplysninger til brug for et konkret forskningsprojekt, kan det ske på følgende tre måder:

Med patientens skriftlige samtykke (sundhedslovens § 43, stk. 1)

Du kan få videregivet oplysninger til brug for forskning ved at spørge patienten om lov. Ved brug af patientens skriftlige samtykke er det vigtigt, at patienten er tydeligt informeret om, hvad vedkommende giver samtykker til. Det skal derfor fremgå af samtykkeerklæringen, hvad formålet er, hvilke oplysninger der er tale om, og at samtykket altid kan trækkes tilbage m.v. Samtykket er gyldigt i et år efter, det er givet, og det skal indføres i journalen.

Projekt anmeldt til en Videnskabsetisk Komité jf. sundhedslovens § 46 stk. 1 (VEK-godkendelse)

Der kan videregives oplysninger fra patientjournalen såfremt der er meddelt tilladelse til projektet efter komitéloven. Læs mere om anmeldelse af et forskningsprojekt til Videnskabsetisk Komité.

En godkendelse fra regionen, jf. sundhedslovens § 46 stk. 2 (VID-godkendelse)

Du kan lave en ansøgning til den region, hvor du som forsker har dit virke og få godkendelse (dvs. et stedfortrædende samtykke) til, at du kan få oplysningerne videregivet. Det vil fremgå af godkendelsen, hvilke oplysninger du er berettiget til at få videregivet og de nærmere vilkår for videregivelsen.

Du kan læse mere om hvordan du søger en VID-godkendelse eller laver en tillægsansøgning til et tidligere godkendt projekt via nedenstående links:

• Sådan ansøger du om en VID-godkendelse
• Sådan får du en tillægsgodkendelse

Regionen kan tilsvarende godkende videregivelse af journaloplysninger til brug for statistik eller planlægning, jf. sundhedslovens § 47 stk. 1.

Indhentning af oplysninger betyder, at du selv foretager opslag i patientjournalen eller et andet system, der supplerer patientjournalen, og henter de oplysninger som du skal bruge.

Der er flere muligheder for selv at indhente journaloplysninger til brug for forskning, hvis visse betingelser er opfyldt. Muligheder og betingelser beskrives herunder:

Skriftligt samtykke fra patienten, jf. sundhedslovens § 42 d stk. 1

Det er vigtigt, at patienten er tydeligt informeret om, hvad vedkommende giver samtykke til. Det skal derfor fremgå af samtykkeerklæringen, hvad formålet er, hvilke oplysninger der indhentes og at samtykket altid kan trækkes tilbage m.v. Samtykket skal meddeles den autoriserede sundhedsperson, der indhenter oplysningerne og skal indføres i patientjournalen. Samtykket er gyldigt i 1 år efter det er givet.

Ansøgning om tilladelse til indhentning af oplysninger, jf. sundhedslovens § 46 stk. 5

Hvis du har fået en godkendelse fra en Videnskabsetisk Komité (VEK-godkendelse) eller fra Region Midtjylland til videregivelse af journaloplysninger (VID-godkendelse) i forbindelse med et forskningsprojekt, er der mulighed for at få tilladelse til selv at indhente oplysningerne i patientjournalen eller andre systemer, der supplerer patientjournalen. Tilladelsen gives af juridisk kontor i Region Midtjylland.

Ansøgningsskema kan findes i Del 4 om forskning i Opslag i patientjournaler og andre elektroniske patientsystemer, regional retningslinje. Det udfyldte skema sendes til: Regionssekretariatet Forskerindhentning (Funktionspostkasse) sammen med dokumentation for, at der er givet den nødvendige VEK- eller VID-godkendelse. Herefter tager juridisk kontor stilling til om de øvrige betingelser listet nedenfor er opfyldt.

Betingelser for at indhente journaloplysninger til forskning

Uanset om journaloplysningerne indhentes på baggrund af et patientsamtykke eller ved, at der ansøges om tilladelse til indhentningen på baggrund af en VEK- eller VID-godkendelse, så skal følgende betingelser være opfyldt:

• Du skal være en autoriseret sundhedsperson, der er ansat i sundhedsvæsenet.
• Forskningsprojektet skal gennemføres som led i din ansættelse i sundhedsvæsenet.
• Du skal være ansat i Region Midtjylland, idet forskere uden for regionen fortsat kun kan få videregivet oplysninger.

Det er endvidere muligt, at ansøge om, at en anden person, der efter lovgivningen er underlagt tavshedspligt og som er ansat i Region Midtjylland, kan yde teknisk bistand og indhente oplysningerne på vegne af den autoriserede sundhedsperson, der er ansvarlig for

forskningsprojektet. Der kan f.eks. være tale om en sekretær, medicinstuderende eller ph.d.-studerende.

Nærmere om ansættelseskravet

Der skal være en eksisterende berettiget adgang til MidtEPJ (og supplerende systemer) for selv at kunne få tilladelse til at indhente oplysningerne. Hvis en ekstern forsker skal have adgang til patientjournalen, er det et krav efter loven, at adgangen kan begrænses til de oplysninger som forskeren konkret har behov for at indhente til forskningsprojektet. Det er på nuværende tidspunkt ikke teknisk muligt. Eksterne forskere må derfor henvises til i stedet at få journaloplysninger videregivet fra de relevante afdelinger.

Indhentning til brug for kvalitetsprojekter, jf. sundhedslovens § 42d stk. 2, nr. 2

Der er nogle gange tvivl om, hvorvidt et projekt er forskning eller kvalitetsarbejde. Du kan læse nærmere om forskellen på forsknings- og kvalitetsprojekter her.

Det er muligt at indhente oplysninger til brug for kvalitetsprojekter:

• enten med patientens samtykke, hvor der stilles de samme krav til samtykket som beskrevet ovenfor ved forskningsprojekter.
• eller uden patientens samtykke, hvis hospitalsledelsen godkender projektet og giver tilladelse til, at oplysningerne kan indhentes i journalen.

Der gælder i øvrigt de samme betingelser om ansættelse ved Region Midtjylland mv som ved forskning for at en autoriseret sundhedsperson selv kan indhente oplysninger til kvalitetsprojekter eller gøre brug af teknisk bistand hertil.

Du kan læse mere og finde ansøgningsskema til kvalitetsprojekter i Del 3 om brug af journaloplysninger mv til kvalitetsprojekter i Opslag i patientjournaler og andre elektroniske patientsystemer, regional retningslinje

Har du i overensstemmelse med ovenstående indhentet eller videregivet oplysninger fra patientjournalen til brug for dit forsknings- eller kvalitetsprojekt, skal du overholde de gældende regler om journalføring. Af journalføringsbekendtgørelsens § 29 stk. 1 og 3 fremgår, at:

• patientens samtykke til videregivelse og indhentning af oplysninger skal fremgå af patientjournalen.
• videregivelse uden patientens samtykke skal fremgå af patientjournalen, når det er nødvendigt af hensyn til patientbehandlingen eller anden relevant opfølgning på patientens forhold mv. Det anbefales imidlertid at notere, at der er videregivet oplysninger. I så fald skal det fremgå, hvilke oplysninger, der er videregivet, til hvem og på hvilket grundlag videregivelsen har fundet sted, f.eks. på baggrund af en VEK- eller VID-godkendelse.

OBS! Journaloplysninger, som er videregivet eller indhentet på baggrund af patientens skriftlige samtykke til et konkret forskningsprojekt, kan ikke efterfølgende videregives til et andet forskningsprojekt efter databeskyttelseslovens § 10. Her er man i stedet nødt til at gå tilbage til patienten og få et nyt samtykke. Det samme gør sig gældende for journaloplysninger, som er videregivet med godkendelse fra regionen til et konkret forskningsprojekt (VID-godkendelse) - her må regionen genansøges og oplysningerne videregives fra patientjournalen på ny, hvis journaloplysninger ønskes anvendt i et andet forskningsprojekt.

Flere informationer om indhentning og videregivelse

Find yderligere information om mulighederne for at indhente og videregive journaloplysninger/oplysninger fra patientbehandling i Opslag i patientjournaler og andre elektroniske patientsystemer, regional retningslinje

En personoplysning er enhver form for information, der direkte eller indirekte kan henføres til en bestemt person. Det er uden betydning, om det er nødvendigt at kombinere informationen med andre oplysninger for at kunne identificere den enkelte person. Det afgørende er, at oplysningen er personhenførbar – enten alene eller i kombination med andre oplysninger.

• Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, civilstand, fødselsdag, sygedage, tjenstlige forhold, arbejdsområde og økonomi, CPR-nr., oplysninger om strafbare forhold, sociale problemer, tilknytning til botilbud mv.
• Følsomme personoplysninger: Oplysninger om helbred, race, etnisk oprindelse, politisk, religiøs, filosofisk overbevisning fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, seksuelle forhold/orientering samt genetiske data og biometriske data.

Databeskyttelsesretlig videregivelse er, når der videregives personoplysninger til 3. mand uden for Region Midtjylland, for eksempel en studerende, en anden region, et universitet, privat virksomhed mv., og denne 3. mand ønsker at behandle personoplysningerne til sit eget formål. Når der er tale om videregivelse bliver der ikke handlet på instruks fra den dataansvarlige. Dermed resulterer videregivelsen i, at der kommer en ny selvstændig dataansvarlig. Dette betyder, at personoplysningerne bliver givet videre og ejerforholdet skifter. I sådanne situationer skal der ikke laves databehandleraftaler, der skal dog være særskilt lovhjemmel til videregivelsen.

OBS! En databeskyttelsesretlig videregivelse, som beskrives i denne sammenhæng, er ikke lig med en sundhedsretlig videregivelse.  

Enhver, frivillig, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse, hvorved den registrerede ved erklæring eller klar bekræftelse indvilliger i, at personoplysninger, der vedrører den pågældende, gøres til genstand for behandling.